Politique de confidentialité

Le service Rentis est exploité par Maxime Jean, entreprise individuelle immatriculée au Registraire des entreprises du Québec sous le NEQ 2282564055, dont l'adresse professionnelle est le 1259A rue Saint-Michel, Saint-Césaire, J0L 1T0.

Conformément à la Loi 25, la personne responsable de la protection des renseignements personnels est Maxime Jean, Fondateur. Vous pouvez la joindre à info@rentis.ca.

Selon votre rôle, les renseignements traités diffèrent :

• Propriétaires et gestionnaires — identité, coordonnées, immeubles et logements, données de facturation de l'abonnement, renseignements fiscaux liés aux relevés 31.
• Locataires — identité, coordonnées, bail et logement, loyers et historique de paiement, demandes d'entretien, communications et documents liés à la location.
• Gestionnaires invités par un propriétaire — identité et coordonnées, dans la mesure de l'accès qui leur est accordé sur un portefeuille.
• Visiteurs du site — renseignements des formulaires de contact ou d'inscription. Nous n'utilisons aucun outil de mesure d'audience, de suivi publicitaire ni de profilage ; les seuls témoins déposés sont décrits à la section 13.

Si vous êtes locataire, Rentis fournit la plateforme à votre propriétaire ou gestionnaire, qui l'utilise pour gérer votre dossier locatif. Pour toute question sur votre dossier, vous pouvez vous adresser à votre propriétaire ou à nous.

Pour le titulaire du compte — nom, adresse courriel, mot de passe sous forme hachée (nous ne le conservons jamais en clair), et facultativement un numéro de téléphone. Ce numéro est conservé à votre dossier ; nous ne vous y envoyons aucun message texte.

Pour les locataires inscrits par un propriétaire — nom, adresse courriel et téléphone lorsqu'ils sont fournis, adresse du logement loué, conditions du bail, historique des loyers versés, demandes d'entretien, et les documents déposés sur la fiche du bail.

Techniques — adresse IP et type de navigateur associés à vos sessions de connexion, conservés pour détecter les accès non autorisés. Le pays que désigne cette adresse, établi sur notre propre serveur, vous est montré dans la liste de vos appareils connectés, pour que vous repériez une connexion qui n'est pas la vôtre. Ils sont supprimés 30 jours après l'expiration de la session ; les codes de vérification envoyés par courriel le sont dès qu'ils expirent.

Origine de l'inscription — l'adresse IP depuis laquelle le compte a été créé, et le pays qu'elle désigne. Ce pays est établi sur notre propre serveur : l'adresse n'est communiquée à personne, et aucun service de géolocalisation n'en est saisi. Ces deux renseignements servent à une seule fin — reconnaître les inscriptions frauduleuses, comme une série de comptes ouverts de la même origine — et ne sont accessibles qu'à l'exploitant de la plateforme, jamais à un propriétaire ni à un locataire. Ils sont conservés tant que le compte existe et disparaissent avec lui. S'y ajoute, pour la même fin et dans les mêmes conditions, l'adresse de votre dernière connexion, réécrite à chaque fois : c'est la plus récente qui est conservée, jamais l'historique de vos accès. S'y ajoutent, relevés au seul moment de l'inscription, quelques indices techniques d'automatisation — un navigateur qui se déclare piloté par un programme, un formulaire rempli en quelques secondes, un agent automatisé qui s'identifie comme tel — pour reconnaître les comptes créés par des robots. Ils sont lus dans la requête d'inscription elle-même, sans aucun service tiers, et conservés et accessibles dans les mêmes conditions.

Journal des avis légaux — lorsqu'un locataire accepte de recevoir les avis de son bail par voie électronique, la plateforme inscrit à un journal distinct, à chaque étape — le consentement, l'envoi, la consultation de l'avis dans le portail, la réponse —, la date, l'heure et l'adresse IP de l'appareil utilisé. Ces inscriptions ne servent pas à la sécurité mais à la preuve : c'est par elles qu'un propriétaire établit devant le Tribunal administratif du logement qu'un avis a été transmis et reçu. Elles suivent donc la durée de conservation indiquée à la section 9, et non celle des sessions. Le locataire et le propriétaire peuvent l'un comme l'autre en obtenir le dossier complet depuis leur portail.

Ouverture des courriels — pour la même fin de preuve, le courriel qui porte un avis contient une image de suivi : notre fournisseur d'envoi nous rapporte la remise du message et son ouverture, avec l'heure, l'adresse IP, le logiciel de messagerie et le type d'appareil, qui entrent au journal de l'avis. Cette ouverture ne sert qu'à établir la réception de l'avis ; elle n'alimente aucune mesure d'audience ni aucun profil. Une messagerie qui bloque les images ne la transmet pas, et cela ne change rien à l'avis. Notre fournisseur insère la même image dans nos autres courriels (codes de connexion, reçus, invitations, rappels) et ne permet pas de l'en retirer : leur ouverture figure donc dans ses journaux d'envoi, mais Rentis ne la recueille pas, ne l'inscrit nulle part et ne s'en sert pas.

Uniquement pour faire fonctionner le service : tenir vos baux et vos loyers, produire les avis et les documents que la loi vous impose de transmettre, vous authentifier et facturer l'abonnement. Les rappels de loyer et les alertes de retard sont envoyés par courriel.

Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons aucun renseignement personnel.

Votre consentement à recevoir des courriels est recueilli à l'inscription. Vous pouvez vous désabonner des courriels commerciaux en tout temps ; les courriels liés au fonctionnement du service (sécurité, reçus, avis de service) continuent tant que votre compte est actif.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en nous écrivant à info@rentis.ca, sous réserve des obligations légales ou contractuelles applicables.

Pour fournir le service, nous communiquons des renseignements aux fournisseurs suivants, dans la mesure nécessaire à leur fonction — et à personne d'autre, sauf si la loi l'exige :

Le service de notification de votre navigateur n'est pas un fournisseur que nous choisissons : c'est le service de notification intégré à votre navigateur, que vous n'activez qu'en vous abonnant depuis vos paramètres, et que vous coupez au même endroit. Le contenu de chaque notification lui est transmis chiffré de bout en bout : il ne peut pas le lire. Il connaît en revanche l'identifiant de votre appareil et le moment de chaque envoi. C'est pourquoi nos notifications restent sommaires — un objet et un logement, jamais le nom d'un locataire ni un montant, le détail n'étant lisible qu'une fois connecté.

La plateforme ne traite elle-même aucun paiement de loyer : les loyers se règlent directement entre locataire et propriétaire (virement Interac, chèque ou comptant), selon ce que prévoit le bail.

Fonctions d'intelligence artificielle. Rentis offre des fonctions facultatives qui s'appuient sur l'intelligence artificielle d'Anthropic : l'analyse d'une facture ou d'un reçu que vous déposez, la suggestion d'un titre à partir d'une photo de dégât, la rédaction d'un brouillon de message, la lecture de la copie d'un bail signé pour en remplir la retranscription, et un assistant qui répond aux questions du propriétaire sur son portefeuille.

Rien n'est transmis sans un geste de votre part : chaque envoi résulte d'un clic sur un bouton qui le nomme. Nous transmettons alors le document ou la question concernée, et pour l'assistant les données du portefeuille nécessaires à la réponse — adresses, logements, noms des locataires, montants et dates. Hors de la lecture d'un bail, nous ne transmettons jamais d'adresse courriel, de numéro de téléphone, de date de naissance ni de pièce jointe à un bail.

La lecture d'un bail fait exception, et c'est la seule : la copie que le propriétaire dépose part en entier, avec les noms, adresses, courriels et numéros de téléphone des parties qui y figurent, dont ceux des locataires. Elle ne part que si le propriétaire coche la case qui le dit, au moment de l'envoi. Rentis ne conserve pas cette copie, sauf si le propriétaire la joint ensuite au bail comme copie signée. Le contenu de ces échanges n'est pas conservé par Rentis : nous ne gardons que le nombre de requêtes, pour le quota de votre forfait.

L'intelligence artificielle ne prend aucune décision à votre sujet. Elle ne fait que proposer un contenu que vous relisez et validez vous-même avant tout enregistrement. Rentis ne s'en sert ni pour évaluer un locataire, ni pour apprécier une candidature, ni pour fixer un loyer. Rentis ne réalise par ailleurs aucune enquête de crédit et n'offre ni prélèvements préautorisés ni signature électronique.

Entre les parties au bail. Le dossier de preuve d'un avis transmis par voie électronique contient les dates et les adresses IP du journal décrit à la section 4. Le propriétaire expéditeur peut l'obtenir : c'est la preuve de sa propre notification, et sans elle il ne pourrait pas établir devant le Tribunal que l'avis a été reçu. Le locataire destinataire obtient exactement le même dossier, par le même chemin. Le locataire en est informé, avant de consentir, par le texte qu'il accepte.

Les renseignements sont hébergés sur un serveur situé à Montréal, au Québec, que nous exploitons nous-mêmes. Une copie de sauvegarde en est conservée chez Cloudflare, aux États-Unis : elle est chiffrée sur notre serveur avant de le quitter, et la clé de chiffrement ne quitte jamais Montréal. Les renseignements ne sont pas autrement transférés hors du Québec, à l'exception des fournisseurs listés à la section 7 (Stripe aux États-Unis, Brevo en France, le service de notification de votre navigateur si vous l'avez activé, et Anthropic aux États-Unis si vous employez les fonctions d'intelligence artificielle), limités aux renseignements nécessaires à leur fonction.

Tant que votre compte est ouvert, les renseignements d'un bail sont conservés 6 ans après la fin de celui-ci, afin de couvrir les délais de recours devant le Tribunal administratif du logement et la durée pendant laquelle la loi vous oblige à garder vos registres (Loi sur l'administration fiscale, art. 35.1 ; Loi de l'impôt sur le revenu, art. 230).

Le dossier de preuve d'un avis transmis par voie électronique — le consentement, le document scellé et le journal décrit à la section 4 — est conservé au moins sept ans à compter de la transmission, donc plus longtemps que le bail lui-même, et n'est supprimé qu'avec lui, une fois ce terme atteint — ou avec le compte du propriétaire, s'il le ferme avant (voir ci-dessous). Dans ce cas, chaque locataire qui a reçu un avis en est prévenu par courriel dès la demande de fermeture, et dispose des mêmes 30 jours pour télécharger son dossier depuis son portail. Aucune loi n'impose cette durée : c'est la preuve qui la commande, le délai pour s'adresser au tribunal se comptant parfois du jour où le préjudice est connu et non de celui de l'avis.

À la fermeture de votre compte, tous les renseignements sont supprimés 30 jours après la demande — les baux, les écritures comptables et les documents compris. Ces 30 jours vous sont donnés pour télécharger l'intégralité de votre compte depuis vos paramètres (vos renseignements en JSON et l'archive de tous vos documents). L'obligation de conserver vos registres pendant six ans est la vôtre, comme exploitant : elle ne nous est pas transférée, et nous ne gardons rien pour votre compte au-delà de la fermeture. Seules subsistent les factures de votre abonnement, chez Stripe (section 7), parce que ce sont nos propres registres et que les mêmes lois nous obligent à les garder six ans.

Si vous êtes locataire et que votre locateur vous retire de votre dernier bail, votre compte est supprimé 30 jours plus tard, avec tout ce qu'il contient. Vous en êtes prévenu par courriel dès le retrait, et ces 30 jours vous sont donnés pour télécharger vos renseignements depuis vos paramètres et le dossier de preuve de chaque avis reçu depuis votre portail. Un nouveau bail lié à votre compte avant cette date le conserve.

La Loi 25 vous donne le droit d'accéder aux renseignements que nous détenons sur vous, d'en demander la rectification s'ils sont inexacts, d'en demander la suppression, de retirer votre consentement, et d'obtenir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Depuis votre portail, la section « Compte » de vos paramètres vous permet de télécharger vous-même une copie de vos renseignements en tout temps.

Adressez votre demande à la personne responsable indiquée à la section 1. Nous y répondrons dans les trente jours. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Les mots de passe sont hachés — transformés en une empreinte dont on ne peut pas remonter au mot de passe, nous compris —, les échanges avec le service se font en HTTPS, et les données de chaque portefeuille sont isolées de celles des autres. L'accès aux documents déposés est vérifié à chaque requête et limité aux personnes rattachées au bail concerné.

Aucun système n'est infaillible ; en cas d'incident, la procédure ci-dessous s'applique.

Si un incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux survient, nous en aviserons sans délai la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et nous consignerons l'incident dans le registre prévu par la loi.

Rentis n'utilise aucun témoin de mesure d'audience, de publicité, de clavardage ni de profilage, et aucune technologie qui permettrait de vous identifier, de vous localiser ou de vous profiler. C'est pourquoi le site ne vous demande aucun consentement à ce sujet. Il dépose seulement :

• un témoin de session, essentiel, qui vous garde connecté ; il expire après sept jours sans visite ou dès que vous vous déconnectez ;
• un témoin de vérification, essentiel, qui relie votre mot de passe au code reçu par courriel pendant les dix minutes où vous le saisissez ;
• deux témoins de préférence, locale et theme, posés seulement quand vous changez de langue ou de thème, pour s'en souvenir pendant un an ;
• un témoin d'affichage, sidebar_state, qui retient pendant sept jours si la barre latérale de l'application est ouverte ou fermée.

L'application garde aussi, dans le stockage local de votre navigateur, l'historique de vos conversations avec l'assistant et le fait d'avoir fermé certains encarts (rappel d'abonnement, aide à l'installation sur iPhone). Ces données restent sur votre appareil et ne nous sont pas transmises.

Si nous ajoutions un jour un outil de mesure d'audience ou de clavardage, il serait désactivé par défaut et ne s'activerait qu'avec votre consentement exprès, et cette section serait mise à jour avant.

Vous pouvez aussi bloquer ou effacer les témoins en tout temps depuis les paramètres de votre navigateur. Le nom, la durée et la fonction de chacun sont détaillés dans la politique relative aux témoins.

Nous pouvons modifier cette politique. La version à jour est publiée sur cette page avec sa date de mise à jour. En cas de changement important, nous vous en informerons par les moyens appropriés (avis sur le site ou courriel) et, lorsque la loi l'exige, nous recueillerons de nouveau votre consentement.